个人信息获取与管理

Personal information management (PIM) refers to the practice and the study of the activities people perform in order to acquire, organize, maintain, retrieve and use personal information items such as documents (paper-based and digital), web pages and email messages for everyday use to complete tasks (work-related or not) and fulfill a person’s various roles (as parent, employee, friend, member of community, etc.).

根据维基百科对“个人信息管理”这个词条的解释,PIM的性质是实践与研究,方法是获取,组织,维护,检索和使用,对象是文件,网页和邮件信息等,目的是完成日常的任务和满足人们作为各种角色的需求。
21世纪,世界进入了互联网时代,绝大多数人的信息来源也来源于网络。但是,在这个信息爆炸的时代,很多人只是一股脑儿地全盘接受信息,而不知道如何通过筛选来提高自己获取信息的效率,更不知道如何管理自己的信息。
本文将通过介绍笔者的个人信息获取与管理方法,抛砖引玉,来与大家一起探讨如何科学地建立个人信息系统。

个人信息获取

首先,信息的获取途径决定了信息的质量。关于信息获取的途径,我决定分为3个部分来讲:粗略式浏览类、深度式阅读类、沉浸式视听类。

粗略式浏览类

电子邮件

世界上第一封电子邮件是在什么时候发出的呢?有两种说法,一种是1969年,一种是1971年。但是不论是哪种说法是正确的,电子邮件的出现都早于互联网的诞生。即使是在中国,第一份电子邮件也在1987年从北京发往了德国的卡尔斯鲁厄大学。中国第一封电子邮件是由一个叫王运丰的人写的:

Across the Great Wall we can reach every corner in the world.

然而在今天看来,这句话无疑是巨大的讽刺。
说了这么多废话,笔者无疑是想表达电子邮件在互联网世界的意义。40多年了,电子邮件经久不衰,必有它存在的意义。
为什么说电子邮件属于粗略式浏览类呢,因为很多邮件光看标题就可以标记为已读了,剩下的抑或是扫一眼,抑或是仔细看看,一般来说邮箱内容不会长篇大论,所以并不需要深度阅读。笔者曾经注册过很多电子邮箱帐号,现在主力使用的是一个Gmail邮箱,一个网易163邮箱和一个学校的邮箱。Gmail邮箱主要用来注册和接收和钱相关的服务,比方说买机票,订酒店,绑定Paypal,官网网购等,还有一些国外网站的用户注册也会用Gmail。而国内各种网站的用户注册呢,则会选择163邮箱,主要是国内互联网公司鱼龙混杂,不想在我的Gmail里收到乱七八糟的邮件。至于学校的邮箱,就只能用来接收来自学校,老师和同学们的讯息,一般只收不发,除非有特殊需求。
笔者也曾经考虑过抛弃所有其他的邮箱,只用Gmail,但是难度太大,牺牲太大,还有很长的路要走。

网易新闻

风声雨声读书声声声入耳,家事国事天下事事事关心。

这句话大家肯定都听过,但是现在的90后有很多人是不看新闻的。他们对天下大事的了解仅限于微博,朋友圈的二手信息和道听途说。现在比较主流的新闻媒体应该就这么几家:网易,新浪,今日头条,澎湃,凤凰网等,国外的CNN,BBC,Bloomberg之类。笔者应该算是网易的老用户了,在网易看新闻应该也超过10年了。网易新闻最吸引我的,应该就是网易新闻自己所说的有态度了吧。虽然身处监管下,但是网易新闻还是有不少有价值的深度报道。虽然很多文章最后还是惨遭毒手,但是至少还是见过天日的。另一点就是网易的排版和其他新闻网站比起来舒服太多了,反正我在新浪根本不知道我在看什么。最后一点就是网易新闻最“出名”的跟帖了,大家可以自行前往参观。有了用户粘性,我也就赖在网易了,像“超级颜论”、“数码贱男”、“三分有理”这些板块都很吸引我。最主要的,国内并没有第二家新闻媒体值得我去更换门庭。
新闻一般看看标题就能get到大多的意思了,大致内容扫一眼即可。

微博

微博已死。

这是一度非常流行的说法。虽然现在已经过了微博的黄金时代,但是微博依旧是很多人重要的社交工具。现在有了微信朋友圈,很多人只是在微博上关注一下明星啊,笑话啊,段子啊什么的。所以,对大多数人来说,微博是毫无营养的。但是,这能怪微博吗?怪新浪吗?当然不能,只能怪你自己没关注对人。多关注文化人,少关注娱乐圈;多关注技术,少关注八卦;多关注新闻,少关注鸡汤。你的关注列表直接决定了你微博时间线的深度。笔者在微博上主要关注的就是三类:第一类,新闻媒体类。很多新闻,媒体会选择在微博上第一时间更新;第二类,技术大牛类,有很多东西这些大牛们都会在日常的微博中分享,非常值得学习;第三类,企业家类。一个成功的企业家,必有他的独到之处。我非常喜欢看他们分享的观点和看法,也能从中看出他们的价值观是怎么样的,看看有什么值得自己借鉴的地方。其中,潘石屹和任志强这对房地产行业的“夫妻档”非常有意思,这两人也非常有魄力。
受限于微博发布的字数,所以看你的微博Timeline,也是很快很流畅的。除非是一些长微博或者是有链接指向了其他站点,才有可能会拖慢你获取信息的步伐。

少数派

少数派首页

自从我偶然发现了少数派,根本停不下来,现在每天早晚必刷两次,风雨无阻。。。这个网站会汇聚当天所有高质量的限免冰点信息,有及时的科技讯息,有各类大牛的原创教程,有App测评,有技巧分享,简直不能更棒!它家的Matrix,“一个纯净、小众的写作平台”,也正在内测中,非常令人期待。你可以点进这个网站看一看,在它为数不多的广告中,都是Apple官方商店,大疆之类的公司,足以能看出这家网站的质量了吧。

RSS

说起来RSS,我想很多没有经历过Google Reader的人都不知道这是什么,那就引用一下来自百度百科对RSS这个词条的解释吧。

RSS(Really Simple Syndication)是一种描述和同步网站内容的格式,是使用最广泛的XML应用。RSS搭建了信息迅速传播的一个技术平台,使得每个人都成为潜在的信息提供者。发布一个RSS文件后,这个RSS Feed中包含的信息就能直接被其他站点调用,而且由于这些数据都是标准的XML格式,所以也能在其他的终端和服务中使用,是一种描述和同步网站内容的格式。

说的再简单一点,就是你可以通过RSS这个方式,将大量网站的内容汇聚到一处,进行及时的同步和更新。
那我们为什么需要RSS呢?首先,它提高了我们获取信息的效率。当别人还在一个一个打开网站,寻找新的内容的时候,你只需打开RSS就可以看到所有更新的内容已经全部放在了你眼前。其次,它减少了不必要的干扰。RSS只会抓取更新内容的主体,所以你不会在你的RSS阅读器上看到网站上乱七八糟干扰你阅读的东西,如广告,弹窗等。
虽然RSS风头已过,但是绝大数网站还是提供RSS订阅的,大家可以自己找找。至于使用哪个RSS订阅服务商呢?这个就仁者见仁,智者见智了吧。笔者用的是Feedly,同步还是非常快的。

最后,说一说最重要的订阅源。正如之前提到的,你可以在很多网站找得到RSS订阅。但是,如果你实在不知道要订阅什么内容怎么办?出门左转知乎。下面呢,我就分享一下我的RSS订阅。

RSS订阅

微信公众号是通过WeiRSS这个服务来生成的订阅链接,但是作者说这个服务已经半残了,所以我订阅的也很久没有更新了,应该是失效了吧。。。
其实我的订阅源并不多,因为每天如果更新太多了的话,我就压根不想看了。。。

深度式阅读类

Medium

Medium App Store是一个轻量级的内容分享网站,由前Blogger和twitter的创始人所打造,够大牌了吧。作为一个比twitter重一点,比blog轻一点的中间体,Medium更加注重用户对话题的关注度,而不是单一的作者或者品牌。在Medium上,你总是能发现高质量的文章,令你大呼过瘾。而且,Medium的阅读体验也是非常的出色。其中有一个细节,当你需要高亮或者回复一句话时,你只需要点击那个句子上的任意一处,整个句子就会被直接选中。

简书

交流故事,沟通想法,重拾阅读和写作的乐趣!

简书作为一个近两年刚兴起的内容分享平台,借着Markdown的东风,也是火地不行。既然大家在简书看到了这篇文章,说明大家也非常了解这个网站了,那就不展开讲了吧。

书籍

说了这么多,其实上述的渠道都只能提供碎片式阅读。如果你想获得完整的阅读体验,当然还得回归到最原始的方法:看书。身处21世纪,很多人都觉得看书没什么必要了,我们能从互联网中获取大量的信息,干嘛还看书呀。那我只能说,骚年啊,你真是图样图森破!其实很简单,你和一个人聊聊天,说说话,就能看出一个人的修养和文化素质。而这些,是从哪里来的?一方面,是家教。另一方面,则是书籍。
最近几年,随着Kindle等随身阅读器的兴起,传统的纸质书受到了前所未有的挑战。笔者,也抵挡不住诱惑,买了一台Kindle PaperWhite 2。至于为什么要买,其实是为了逼自己多看点书。自从上了高中以后,繁忙的学业和日益兴起的互联网使笔者丢失了从小养成的爱看书的看习惯。所以,下定决定买一个Kindle,依靠Kindle自身的便携和Amazon人性的服务,使自己重拾读书的快乐。
至于电子书和纸质书的取舍,笔者的观点是:如果在家里这样稳定的场所,我会选择阅读体验更好的纸质书。如果是出门在外,我就会选择更佳方便的电子书。其实,载体并不重要,更重要的你从书中获得了什么。
而另外一个取舍呢,就是来自于互联网的碎片书阅读和来自于书籍的完整式阅读的取舍。笔者的观点是多注重于书籍的完整式阅读比较好。但是笔者本人至今也没有做到,因为来自互联网的诱惑实在太大,需要反省啊!
笔者在年初的时候给自己列了一个Reading List,定了目标。但是现在还任重而道远。。。

沉浸式视听类

Podcast

Podcast,中文叫播客,作为一个较为小众的媒介,Podcast从未真正的普及过。但是,Podcast让每一个人都有能力建立自己的媒体,可以在自己的媒体里畅所欲言。笔者比较喜欢在坐公交车的时候或者在散步的时候听Podcast,听播主们脑洞大开畅所欲言。从Podcast中,你能获得从传统媒体或者传统网站无法获取的信息。
最后,分享一下笔者订阅的播客。

爱奇艺

为什么是爱奇艺呢?因为要看《晓说》和《晓松奇谈》。对于高晓松,谈不上喜欢吧,只是挺欣赏的。能把历史和文化讲的深入浅出,生动易懂,也是一种本事吧。当你捧起厚重的历史书,实在读不下去的时候,看一看《晓说》和《晓松奇谈》也不失为一个不错的选择。

个人信息管理

当你获得了这些信息后,你要做的是什么?放进你的Mind Palace吗?我想绝大多数人并没有这一个能力吧。所以,我们要做的是将信息经过筛选后,储存和管理起来,当你需要用到的时候,可以快速准确的获得。
这一部分将分为四个部分来讲:本地磁盘类,云盘类,云服务类和其他服务类。

本地磁盘类

本地磁盘类,就是指的是在Finder(Mac OS X)或者My Computer(Windows)上存储和管理文件。为什么这很重要呢?因为本地磁盘是你储存和管理文件最基础的地方,最容易的地方。但是很多人并不善于利用本地磁盘。Finder倒还好,在左边栏里已经分好了不同的item,按类别放进去就好了。严格分类,.doc.pdf.ppt之类的文档就放Documents,视频类的呢就放Movies,应用呢就放Application,音乐类的呢就放Music,图片类的呢就放Pictures,这不难做到吧。分门别类放好后,找起来应该方便很多了吧。

Windows用户其实也可以这么做,虽然系统默认的是C盘,D盘,E盘什么的,但是你可以重新分区,重新命名磁盘名,也可以做到和Finder一样的效果。
在这里,笔者想征求一下大家的方法,想看看大家是怎么用Finder上的Tags的。笔者至今还未找到好的方法,如果大家有什么妙用希望能够分享一下。

如果有人像笔者一样有强迫症,建立了多层级的文件夹的话,虽然路径非常清晰,但是一个一个点开也是要费不少时间的。那怎么办呢?善用Spotlight或者Alfred。

只需输入关键字,就能快速调用。就是这么简单方便。

云盘类

说起云盘,市面上有很多,Dropbox、Google Drive、One Drive、iCloud Drive。。。就不一一举例了。这里笔者想说的一点是,一个好的云盘,它的卖点不是储存空间,而是服务。只是你能做到完美地讲我的文件同步好,别丢失,不管你储存空间有多小,我心甘情愿掏钱。所以,Dropbox理所应当地成为了云盘中的头牌。
云盘用来储存什么呢?首先,我会把我所有储存在本地的文件同步到Dropbox上备份,以备不时之需。其次,我会把诸如1Password这样的服务也通过Dropbox同步,来备份我的密码。
当你的文件都在Dropbox上的时候,你就可以在任意一个有网络的地方获取你自己的文件。比方说笔者把所有的课件都备份到Dropbox上,然后在iPad上用PDF Expert连接到Dropbox,我就可以很方便地打开我原来储存在电脑上每一个课件,而且我在iPad上对课件做的每一个修改,都可以通过Dropbox实时同步到我的电脑上。
Dropbox的功能实在太强大了,受限于本文的话题,就不展开讲了。最后,分享两个与Dropbox相辅相成的工具。

通过MacDropAny这个工具,可以将本地磁盘上任意一处的文件夹同步到云盘,支持市面上绝大多数的云盘。有了这个工具,再也不用将你本来需要放在本地磁盘上分门别类的文件一股脑儿全部塞进云同步盘里去了。

通过Revisions这个软件,可以监测所有Dropbox同步的活动,你可以进行对应的查看、下载、撤销操作等。比如当你误删了一个文件的时候,你打开Revisions,找到相应的activity,撤销删除这个动作,这个文件又会重新回到你的Dropbox。

云服务类

这里的云服务类,主要就是指iCloud。笔者会选择通过iCloud来同步照片,日历,通讯录等。因为一切都是全自动化的,根本不用操心。比方说,当你换了一台新iPhone后,别人还在用QQ同步助手同步通讯录的时候,你只需要在激活的时候登陆你的iCloud账号,就会发现你之前的通讯录已经躺在你手机里等你了。如果你使用Mac上Photos这个应用的话,你也可以很好的管理你所有的照片,并且会将你所有的照片自动同步到iCloud上。按照相册分好类,之后看起来很有成就感。

其他服务类

RSS

用Feedly来订阅,然后用RSS阅读器来查看,笔者在iOS上用的是Unread App Store,在Mac上之前用的是Leaf App Store,但是现在在用Reeder App Store的公测版,其中的Instapaper同步功能已经让我决斗要购买新版的Reeder。

Read It Later

Read It Later,中文称之类“稍后读”。就是可以将你暂时没有时间或者精力阅读的文章快速地保存到应用中,以便以后阅读。这类应用的卖点是什么呢?一是它无所不在的保存方式,你可以通过Safari,Chrome,Bookmarks,email和几乎所有的软件来调用稍后读软件的保存功能。二是它能自动抓取文章正文,并重新排版,给你绝佳的阅读体验。市面上最主要的两个稍后读应用,就是Instapaper App Store和Pocket App Store。

笔者现在用的是Instapaper,因为感觉Instapaper抓取文字和重新排版的能力要更强一点。Pocket曾经有一点优势,就是它有Mac客户端,而Instapaper没有。不过,随着新版的Reeder即将支持Instapaper的同步,这一优势也没有了。
最后说一个技巧。就是当你在Read It Later应用上对文章做高亮时,可以通过IFTTT连接到你的Evernote,这样你做的每一个Highlight,都可以在你的Evernote笔记上很好的保存下来,方便你以后使用。

网络信息归纳与整理

来自互联网大多数的碎片式信息,我会选择保存到Evernote里,并按照文件夹整理好。通过浏览器插件,IFTTT,系统分享等方式,信息可以很方便地汇总到Evernote App Store上。

但是不可否认的是,Evernote真的是越来越臃肿了。对于笔者来说,Evernote只是一个管理和查看资料的工具,并不需要各种冗杂的功能。所以,Alternote App Store的出现,让我找到了一个完美的替代品, 一个瘦身后身姿曼妙的Evernote。

Podcast客户端

至于Podcast播放器,比较出名的就是Tumblr创始人和Instapaper的开发者Marco Arment开发的Overcast,还有Castro App Store和Pocket Casts App Store。笔者用的是Overcast,也没有内购解锁额外的功能。对于我这样的轻度用户,感觉已经足够了。

邮箱客户端

在iOS上,还是有很多优秀的邮箱客户端的,比如Inbox/CloudMagic/Spark/Mailbox等。但是在Mac端,用着趁手的客户端就不是很多了。比较出名的有Airmail/Mail Pilot/Unibox等。
笔者是使用Inbox来管理Gmail App Store,用CloudMagic App Store来管理163邮箱,iCloud邮箱,hotmail邮箱和学校的office365邮箱。

至于Mac上的客户端,笔者用了一圈感觉都不好用,就不推荐了。笔者现在是拿系统自带的邮件凑合着,慢慢找好用的。据说,下个月Spark会出Mac版,很期待。

文本编辑器

有名的Markdown文本编辑器有很多,诸如Byword,iA Writer,Ulysses,Mou等等。笔者现在是用的是一位国人开发者开发的一款编辑器,叫MWeb App Store。

在文本编辑器上,笔者也会将所有文本按文件夹分好类。

MWeb

这样一来,调理也非常清晰了,你可以很快的找到自己写的东西。

日记

最近这两年,慢慢养成了写日记的习惯,记录每天的收获和成长。笔者用的是最有名的日记应用Day One App Store。

通过Textexpander建立的模版,写日记其实也可以很简单。
在Textexpander上用Markdown编写好模版,再输出到Day One上。因为Day One是支持Markdown的,所以会自动转化为富文本。这当然不是我原创的,是从一个大牛的个人博客上看到的。

其实你也可以通过Workflow来干这件事,原理是一样的。

书签

书签,除了在浏览器上的管理,还可以用到另一种方式。有别于浏览器上保存书签的方式,Stache App Store可以将书签保存在本地,即使那个网站失效了,你也可以通过你在Stache保存的书签来打开这个网页。

拖了这么久,终于咬咬牙熬夜写完了。我写累了,相信您也看累了。这篇文章其实纯粹是经验之谈和分享,无所谓什么正确与否。写这篇文章,只是为了给迷茫的人一个启示,以及,和有共同经历的人分享自己的方法,也希望能得到大家的分享。

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发布日期:2015年09月22日  所属分类:产品经验